Próba uczestniczenia w każdej sesji często kończy się tym, że nie masz czasu ani na spokojne przyswojenie treści, ani na rozmowy z ludźmi. Łączenie networkingu z udziałem w sesjach wymaga selektywności: wybierz wystąpienia ważne dla swojego celu, a przerwy, śniadania i kolacje potraktuj jako pełnoprawne bloki pracy.
Najpierw wybierz cel, potem sesje
Konferencja nie jest szkołą, w której trzeba być obecnym na każdej lekcji. Największa wartość może powstać poza salą – podczas rozmowy o wniosku z prezentacji, spotkania z potencjalnym partnerem albo moderowanej dyskusji przy okrągłym stole. FOMO, czyli obawa, że ominie cię coś ważnego, skłania do przeładowania kalendarza i odbiera przestrzeń na networking.
Sesje merytoryczne potraktuj jako bazę do rozmów. Dostarczają tematów, pytań i punktów zaczepienia, ale relacja często zaczyna się dopiero w kuluarach. Nie musisz wybierać między wiedzą a kontaktami w każdej minucie wydarzenia. Potrzebujesz świadomie podzielić dzień na oba rodzaje aktywności.
Jak zaplanować wydarzenie przed rozpoczęciem?
Najlepiej nie podejmować wszystkich decyzji dopiero na miejscu. Przed wydarzeniem zarezerwuj kilka bloków czasowych na sesje, rozmowy i odpoczynek. Pomaga w tym prosta metoda time blocking, czyli przypisanie konkretnych aktywności do określonych przedziałów dnia.
- Określ rezultat – zapisz, co chcesz osiągnąć, na przykład poznać trzy osoby z określonej branży i wynieść jedną konkretną wiedzę.
- Przejrzyj listę uczestników i prelegentów – zaznacz osoby, z którymi chcesz porozmawiać, oraz wystąpienia prowadzone przez ekspertów ważnych dla twojego celu.
- Podziel sesje na priorytety – oznacz jako „muszę być” te, które dają unikalną wiedzę lub kontakt, a jako „chcę być” te, których materiały albo nagranie możesz później uzupełnić.
- Zarezerwuj przerwy na rozmowy – nie wpisuj spotkań jedno po drugim. Zostaw margines na przejście między salami, krótką notatkę i rozpoczęcie rozmowy.
- Ustal moment decyzji – jeśli sesja nie odpowiada twojemu celowi, wyjdź po zakończeniu ważnego fragmentu zamiast pozostawać w sali wyłącznie z poczucia obowiązku.
Przed wyjściem z biura sprawdź jeszcze przygotowanie logistyczne:
- listę uczestników, prelegentów i osób, z którymi chcesz nawiązać kontakt
- plan sesji z zaznaczonymi blokami „muszę być” i „mogę pominąć”
- wizytówki lub gotowy kod QR prowadzący do profilu zawodowego
- jeden konkretny cel wydarzenia i minimalną liczbę wartościowych rozmów
Kiedy zostać na sesji, a kiedy wyjść do kuluarów?
Nie każda sesja ma taką samą wartość. Decyzję oprzyj na unikalności treści, obecności ważnej osoby oraz zgodności z twoim celem. Zasada 80/20 może być użyteczną wskazówką: nie chodzi o matematyczne wyliczenie, lecz o to, by większość czasu przeznaczyć na aktywności o największym znaczeniu.
| Sytuacja | Decyzja | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Sesja prezentuje unikalne dane, a prelegent może być ważnym kontaktem | Zostań do końca | Treści nie da się łatwo zastąpić, a wystąpienie dostarczy tematów do późniejszej rozmowy |
| Sesja ogólna powtarza informacje znane z materiałów | Wyjdź do kuluarów | Czas możesz przeznaczyć na rozmowę z wcześniej wybraną osobą |
| Trwa przerwa kawowa po ważnym bloku | Nie skracaj jej bez potrzeby | To naturalny moment na omówienie wniosków i poznanie innych uczestników |
| Odbywa się śniadanie biznesowe lub kolacja networkingowa | Potraktuj je jako zaplanowaną sesję | Format sprzyja dłuższym rozmowom i kontynuacji kontaktów z dnia |
| Sesja jest mało interesująca, ale w sali znajduje się ważny klient | Zostań albo zaplanuj rozmowę bezpośrednio po niej | Znaczenie konkretnego kontaktu może przewyższać wartość samej prezentacji |
Nie opuszczaj sali demonstracyjnie w połowie wystąpienia, chyba że format wydarzenia na to pozwala. Lepiej wyjść podczas zaplanowanej przerwy albo po zamknięciu konkretnego wątku. W przypadku wydarzeń takich jak Workshops & Networking PIPC przerwy, kolacja i śniadanie biznesowe są częścią zaprojektowanego programu, a nie dodatkiem do konferencji.
Jak zacząć rozmowę po sesji?
Najłatwiejszy punkt zaczepienia stanowi treść, której właśnie wysłuchaliście. Zamiast ogólnego „czym się pan lub pani zajmuje?”, odwołaj się do konkretnego przykładu, tezy albo problemu poruszonego przez prelegenta. Dzięki temu rozmowa od początku ma zawodowy kontekst.
W kuluarach możesz wykorzystać takie otwarcia:
- „Wspomniany przykład dotyczący wdrożenia szczególnie mnie zainteresował. Czy spotykają się państwo z podobnym problemem w swojej firmie?”
- „Prelegent mówił o trudnościach przy skalowaniu tego rozwiązania. Jak wygląda to z państwa perspektywy?”
- „Mam podobne doświadczenie w jednym z projektów. Jestem ciekaw, czy u państwa sprawdziło się inne podejście.”
- „Czy przyszli państwo głównie na tę sesję, czy interesują was także rozmowy dotyczące wdrożeń?”
Po kilku minutach przejdź od tematu sesji do własnego kontekstu. Powiedz krótko, czym się zajmujesz, a następnie zadawaj pytania związane z potrzebami rozmówcy. Nie próbuj od razu prowadzić sprzedaży. Celem pierwszej rozmowy jest sprawdzenie, czy istnieje sensowny powód do dalszego kontaktu.
Jak podtrzymać relację po wydarzeniu?
Kontakt nawiązany przy kawie szybko traci znaczenie, jeśli nie wrócisz do niego po konferencji. Najlepiej zrobić to w ciągu 24 godzin, póki pamiętasz temat rozmowy i okoliczności poznania danej osoby.
- Wyślij spersonalizowane zaproszenie na LinkedIn i przypomnij, przy której sesji rozmawialiście.
- Zapisz jedno zdanie o potrzebie lub projekcie rozmówcy, aby kolejny kontakt nie był anonimowy.
- Udostępnij konkretną wartość, na przykład artykuł, raport albo materiał związany z omawianym tematem.
- Zaproponuj krótką rozmowę online tylko wtedy, gdy wynika ona z waszej wymiany zdań.
Najlepszy plan konferencji nie polega na wypełnieniu każdej minuty. Polega na świadomym wyborze sesji, pozostawieniu miejsca na kuluary i szybkim wykorzystaniu kontaktów po wydarzeniu.
