Rollup na konferencję – gdzie ustawić, aby był widoczny?

Roll-up na konferencji powinien stać tam, gdzie uczestnik naturalnie zwalnia, podejmuje decyzję albo czeka. Najlepsze miejsca to recepcja, główne ciągi komunikacyjne, strefa cateringu i wejście do sali wykładowej. Liczy się nie tylko duże natężenie ruchu, lecz także widoczność bez zasłaniania przejścia.

Gdzie ustawić roll-up na konferencji?

Roll-up pełni dwie funkcje. Może promować markę, ofertę lub partnera wydarzenia, ale może też pomagać uczestnikom odnaleźć recepcję, salę albo strefę networkingową. Dlatego najlepiej traktować go jako element komunikacji przestrzennej, a nie przypadkową dekorację.

W logistyce eventowej szczególnie ważne są punkty decyzyjne, czyli miejsca, w których uczestnik zatrzymuje się albo szuka informacji o dalszym kierunku. Roll-up ustawiony w takim punkcie ma większą szansę zostać zauważony niż nośnik umieszczony przy pustej ścianie, z dala od głównego przepływu osób.

Przy recepcji roll-up sprawdza się przede wszystkim jako nośnik powitalny lub element identyfikacji marki. W ciągu komunikacyjnym lepiej wykorzystać go do prostego komunikatu kierunkowego. Przy sali wykładowej może natomiast wzmacniać temat prezentacji albo wskazywać sponsora konkretnego bloku.

Jak czytać przestrzeń konferencji?

Zanim ustawisz konstrukcję, przejdź trasę, którą pokonuje uczestnik od wejścia do sali. Zwróć uwagę, gdzie ludzie zatrzymują się, gdzie tworzą kolejkę i z których kierunków patrzą. To ważniejsze niż samo znalezienie wolnego miejsca przy ścianie.

Warto odróżnić miejsce dużego ruchu od miejsca dobrej ekspozycji. Przy wejściu do toalety lub w wąskim przejściu może przewijać się wiele osób, ale uczestnicy patrzą wtedy głównie pod nogi i pilnują kierunku. Z kolei strefa cateringu zapewnia mniej gwałtowny ruch, dlatego lepiej nadaje się do przekazu promocyjnego wymagającego kilku sekund uwagi.

Jak ustawić roll-up, by był czytelny i bezpieczny?

Widoczność trzeba oceniać z perspektywy osoby stojącej oraz osoby przechodzącej w grupie. Na konferencji dolna część grafiki może zostać zasłonięta przez torby, stolik, krzesła lub uczestników. Najważniejsze informacje powinny więc znajdować się wysoko, w polu wzroku odbiorcy.

Przed rozpoczęciem wydarzenia sprawdź następujące zasady:

• Ustaw kluczową treść na wysokości wzroku – logo, główny komunikat i kierunek powinny być widoczne ponad głowami osób stojących przed roll-upem.
• Ustaw grafikę pod kątem, który pozwala ją zobaczyć z głównego kierunku nadejścia uczestników.
• Ogranicz refleksy – matowa powierzchnia i ustawienie poza bezpośrednim strumieniem światła poprawiają czytelność w oświetlonych wnętrzach.
• Zostaw wolną przestrzeń wokół konstrukcji, aby uczestnicy nie potrącali podstawy podczas przechodzenia.
• Nie blokuj ciągów pieszych, drzwi ani dróg ewakuacyjnych. Wymogi bezpieczeństwa mają pierwszeństwo przed ekspozycją reklamową.
• Przy bardzo dużym natężeniu ruchu odsuń roll-up nieco od ściany lub głównej trasy, zachowując widoczność, ale zmniejszając ryzyko potrącenia.

Jeżeli roll-up stoi w jasnym holu lub przy dużych oknach, obserwuj grafikę z kilku punktów. Refleks pojawiający się tylko z jednego kierunku może całkowicie zasłonić tekst osobom nadchodzącym od strony wejścia.

Na co uważać?

Niektóre lokalizacje wyglądają atrakcyjnie na planie sali, ale w praktyce tworzą tak zwane martwe punkty. Roll-up może tam stać przez cały dzień, a mimo to pozostanie niezauważony.

• Nie ustawiaj go za filarem, wysoką rośliną, ekranem ani innym elementem wyposażenia.
• Nie wybieraj ciemnego kąta, w którym grafika zlewa się z tłem.
• Nie stawiaj konstrukcji bezpośrednio przy drzwiach, ponieważ otwierane skrzydło lub przechodzące osoby mogą ją przewrócić.
• Nie umieszczaj roll-upu na drodze do toalety, jeśli uczestnicy przechodzą tam szybko i nie mają powodu, aby się zatrzymać.
• Nie odsuwaj go zbyt daleko od głównego ciągu komunikacyjnego, nawet jeśli miejsce wygląda estetycznie.
• Nie ustawiaj go w miejscu, w którym kolejka do recepcji zasłoni całą grafikę.

Kontrola przed rozpoczęciem konferencji

Ostateczną ocenę zrób już po ustawieniu mebli, stołów, oznaczeń i sprzętu technicznego. Przestrzeń zmienia się po przybyciu uczestników, dlatego sprawdź roll-up także wtedy, gdy przed nim stoi kilka osób.

• Roll-up stoi prosto, stabilnie i nie chwieje się przy lekkim podmuchu lub przypadkowym dotknięciu.
• Najważniejsza treść pozostaje widoczna, gdy przed konstrukcją przechodzi albo zatrzymuje się grupa uczestników.
• Miejsce nie blokuje przejścia, drzwi, dostępu do wyposażenia ani drogi ewakuacyjnej.
• Oświetlenie nie tworzy refleksów utrudniających odczytanie grafiki.
• Uczestnik nadchodzący z głównego kierunku od razu rozumie, czego dotyczy komunikat.

Najprostsza zasada brzmi: ustaw roll-up na trasie uczestnika, ale nie na jej środku. Przy recepcji i wejściu do sali lepiej sprawdzi się przekaz informacyjny, natomiast w strefie cateringu i przy stoisku – komunikat promocyjny. Dobra lokalizacja łączy widoczność z komfortem przejścia.