Jakie są najlepsze sposoby na ustawienie sali konferencyjnej?

Źle dobrane krzesła mogą osłabić dynamikę nawet najlepszego szkolenia. Ustawienie sali konferencyjnej powinno wynikać z celu spotkania: układ teatralny lub szkolny służy głównie przekazywaniu wiedzy, a podkowa i kabaretowy ułatwiają dyskusję oraz pracę w grupach.

Jak dobrać układ do celu spotkania?

Aranżacja sali jest narzędziem pracy, a nie wyłącznie kwestią estetyki. Sposób ustawienia stołów i krzeseł wpływa na to, czy uczestnicy skupią się na prelegencie, będą robić notatki, czy swobodnie wymienią się opiniami. Układ frontem do ekranu ogranicza kontakt między uczestnikami, ale dobrze porządkuje uwagę. Ustawienie zwrócone do środka grupy sprzyja rozmowie, lecz zwykle wymaga większej powierzchni.

Przed rezerwacją sali odpowiedz na kilka pytań:

• Czy uczestnicy będą pisać, korzystać z laptopów albo materiałów szkoleniowych?
• Czy potrzebny jest bezpośredni kontakt wzrokowy między uczestnikami?
• Ile osób weźmie udział w wydarzeniu i jak długo będzie ono trwało?
• Czy głównym celem jest słuchanie prezentacji, czy dyskusja i praca zespołowa?
• Czy każde miejsce powinno mieć dostęp do gniazdka elektrycznego?

Przy długim szkoleniu komfort i przestrzeń na notatki mają większe znaczenie niż maksymalna liczba miejsc. Z kolei podczas krótkiego wykładu można zrezygnować ze stołów i przeznaczyć większą część sali na siedzenia.

Najpopularniejsze ustawienia sali konferencyjnej

Poniższe zestawienie pokazuje, jak poszczególne konfiguracje wpływają na pojemność i zachowanie grupy. Określenia „mała” i „duża” przestrzeń są orientacyjne, ponieważ rzeczywista pojemność zależy od wymiarów sali, przejść, mebli i wyposażenia technicznego.

Przeczytaj również: Nowoczesne wyposażenie sali konferencyjnej – co warto wybrać?

Układ teatralny

Krzesła stoją w rzędach i są skierowane w stronę prelegenta, sceny albo ekranu. To konfiguracja o największej pojemności, dlatego sprawdza się przy wykładach, prezentacjach i wydarzeniach, podczas których uczestnicy przede wszystkim słuchają.

Ustawienie teatralne zapewnia dobrą widoczność, ale niemal nie wspiera rozmowy między uczestnikami. Bez pulpitów lub stołów trudno też wygodnie robić notatki. Trzeba uwzględnić przejścia, aby wyjście z rzędu nie zakłócało wydarzenia. W Widok Towers taki układ pozwala przyjąć do 120 osób, przy czym limit wynika z liczby dostępnych krzeseł, a nie tylko z metrażu.

Układ szkolny

Stoły i krzesła są ustawione w rzędach, frontem do prowadzącego. Każdy uczestnik otrzymuje powierzchnię do pisania, pracy z laptopem i korzystania z materiałów. Z tego powodu układ szkolny pasuje do szkoleń, kursów i warsztatów, w których ważne jest skupienie na treści.

W porównaniu z układem teatralnym zajmuje więcej miejsca i pomieści mniej osób. Stoły mogą też utrudniać przemieszczanie się, zwłaszcza gdy między rzędami pozostawiono zbyt wąskie przejścia. Przy planowaniu trzeba sprawdzić, czy gniazdka nie znajdą się daleko od uczestników.

Podkowa

Stoły tworzą trzy boki otwartego prostokąta, a uczestnicy siedzą po ich zewnętrznej stronie. Prowadzący może poruszać się wewnątrz układu, a większość osób widzi zarówno siebie nawzajem, jak i ekran. Podkowa dobrze służy dyskusjom, seminariom oraz kameralnym warsztatom.

Przeczytaj też: Jaki układ sali wybrać na panel dyskusyjny?

Jej ograniczeniem jest pojemność. Wolna przestrzeń w środku i szerokie przejścia zwiększają komfort, lecz sprawiają, że w sali zmieści się mniej osób niż w ustawieniu teatralnym. Przy większej grupie uczestnicy siedzący na końcach podkowy mogą mieć też słabszy kontakt z prowadzącym.

Układ kabaretowy i bankietowy

W układzie kabaretowym uczestnicy siedzą przy okrągłych stołach zwróceni w stronę prezentera, a jedna część stołu pozostaje wolna, by nie zasłaniać widoku na ekran. To rozwiązanie łączy możliwość robienia notatek z pracą w kilkuosobowych zespołach. Sprawdza się podczas całodniowych szkoleń i warsztatów wymagających zmiany aktywności.

Układ bankietowy wykorzystuje okrągłe lub prostokątne stoły z miejscami dookoła. Sprzyja rozmowom przy poszczególnych stołach, kolacji, gali i networkingowi, ale nie zapewnia wszystkim jednakowej widoczności sceny. Zajmuje też dużo miejsca. W przypadku wydarzenia z prezentacją warto wcześniej ustalić, które krzesła będą ustawione tyłem do ekranu.

Zobacz także: Układ bankietowy na konferencję – kiedy warto go wybrać?

Pułapki i ograniczenia przestrzenne

Schemat sali może wyglądać dobrze, a mimo to nie pokazać problemów widocznych dopiero po ustawieniu mebli. Kolumna na osi widoku potrafi zasłonić ekran kilku osobom. Podobny efekt dają filary, niskie podesty, dekoracje albo zbyt szeroki stół ustawiony przed rzędem krzeseł.

Sprawdź także przebieg dróg ewakuacyjnych i codzienny przepływ ludzi. Szatnia, bufet, toalety oraz wejście do sali nie powinny wymuszać przeciskania się między stołami. Przy układzie szkolnym trzeba zaplanować doprowadzenie zasilania do laptopów bez kabli biegnących przez przejścia.

Znaczenie ma również logistyka wnoszenia wyposażenia. Ścianki, roll-upy, dodatkowe stoły i dekoracje muszą przejść przez drzwi, korytarze oraz windy. Wymiary windy towarowej nie wystarczą, jeśli jej drzwi są węższe niż transportowany element. Przy dużych wydarzeniach z rozbudowaną scenografią należy sprawdzić tę trasę przed podpisaniem umowy.

Co ustalić z obiektem przed rezerwacją?

Obiekt powinien potwierdzić nie tylko liczbę miejsc, lecz także możliwość przygotowania konkretnej konfiguracji. Przed rezerwacją poproś o:

• Schemat sali z kolumnami, drzwiami, oknami, ekranem, sceną i stałymi elementami wyposażenia.
• Plan wybranego ustawienia z zaznaczonymi przejściami oraz miejscami potencjalnie pozbawionymi widoku.
• Wymiary drzwi, korytarzy i wind, jeśli planujesz wnieść sprzęt, ścianki lub dekoracje.
• Informację o gniazdkach, nagłośnieniu, projektorze i oświetleniu, szczególnie przy szkoleniu z pracą na laptopach.
• Czas potrzebny na zmianę aranżacji, jeśli w programie wydarzenia przewidziano przejście z wykładu do pracy grupowej.

Poproś też o potwierdzenie, czy stoły i krzesła są dostępne na miejscu, czy trzeba je zamówić osobno. Przy bardziej złożonym evencie dobrze sprawdza się wizja lokalna albo przynajmniej rozmowa z osobą odpowiedzialną za technikę i obsługę sali.

Najlepsze ustawienie sali konferencyjnej to nie to, które mieści najwięcej osób, lecz takie, które wspiera cel wydarzenia. Teatralne i szkolne porządkują przekaz, podkowa ułatwia rozmowę, a kabaretowe pozwala pracować w zespołach. Przed rezerwacją trzeba jeszcze sprawdzić widoczność, przejścia, zasilanie i możliwości techniczne obiektu.