Prelegent może być jednym z najsilniejszych ambasadorów konferencji, ale nie powinien dostawać roli darmowego słupa ogłoszeniowego. Najlepsze efekty daje współpraca, w której organizator przygotowuje gotowe, estetyczne i spersonalizowane materiały, a publikowanie ich wzmacnia markę osobistą prelegenta.
Dlaczego prelegenci nie promują wydarzeń?
Brak publikacji nie musi oznaczać braku zainteresowania konferencją. Prelegenci zwykle mają własne projekty, klientów, zajęcia dydaktyczne i kanały komunikacji. Nie zawsze znajdą czas, by od zera przygotować grafikę, napisać tekst, nagrać film i sprawdzić szczegóły wydarzenia.
Trzeba też uwzględnić ich markę osobistą. Prelegent chce komunikować treści, które pasują do jego specjalizacji i odbiorców. Ogólna grafika z hasłem „będę na konferencji” może nie dawać jego społeczności żadnego konkretnego powodu do zainteresowania. Znacznie lepiej działa zapowiedź połączona z tematem wystąpienia, pytaniem branżowym albo krótką wskazówką merytoryczną.
Dlatego organizator powinien myśleć o promocji jak o usłudze dla prelegenta. Im mniej pracy wymaga publikacja i im lepiej materiał pasuje do jego wizerunku, tym większa szansa, że rzeczywiście pojawi się w jego kanałach.
Prelegentowi warto przekazać przede wszystkim:
- Personalizowane grafiki z imieniem i nazwiskiem, zdjęciem, tytułem wystąpienia, datą oraz godziną.
- Gotowe teksty do mediów społecznościowych, które można łatwo skrócić lub dostosować do własnego stylu.
- Mikrowywiady – kilka pytań, z których powstaną krótkie posty, cytaty albo nagrania.
- Krótkie materiały wideo z wypowiedzią prelegenta, kulisami wydarzenia lub zapowiedzią tematu.
Jak zaplanować współpracę z prelegentem?
Promocja nie powinna pojawić się jako dodatkowe żądanie wysłane tuż przed wydarzeniem. Najlepiej włączyć ją w cały cykl współpracy – od pierwszego zaproszenia po udostępnienie materiałów po konferencji.
- Zaproszenie – napisz, dlaczego wybrano właśnie tę osobę, kto będzie uczestnikiem konferencji i czego dotyczy proponowany temat. Podaj terminy potwierdzenia udziału, przesłania abstraktu lub materiałów oraz datę wydarzenia. Od początku wyjaśnij także zasady dotyczące honorarium, zwrotu kosztów, noclegu i praw do wykorzystania wizerunku.
- Zestaw startowy – po potwierdzeniu udziału prześlij tak zwany speaker kit, czyli pakiet gotowych materiałów dla prelegenta. Powinien zawierać biogram, zdjęcie, grafikę imienną, opis konferencji, link rejestracyjny i przykładowe teksty publikacji. Materiały muszą być gotowe do użycia, ale nie powinny narzucać prelegentowi sztywnego języka.
- Współpraca merytoryczna – zaproponuj krótką rozmowę, mikrowywiad lub nagranie odpowiedzi na jedno pytanie związane z wystąpieniem. Z jednej rozmowy można przygotować kilka postów, cytatów i krótkich filmów. Prelegent nie musi wtedy tworzyć treści od podstaw, a odbiorcy dostają konkretną zapowiedź wartości wydarzenia.
- Obsługa w dniu konferencji – wyznacz jedną osobę do kontaktu, prześlij jasny harmonogram i zadbaj o sprawne wejście do stref dla prelegentów. Dobra organizacja wpływa na gotowość do dalszej współpracy bardziej niż sama prośba o publikację.
- Działania po konferencji – w krótkim terminie udostępnij zdjęcia, nagrania i krótkie fragmenty wystąpienia. Poinformuj wcześniej, kiedy będą gotowe materiały wideo. Dzięki temu prelegent może wykorzystać je we własnej komunikacji, a organizator zyskuje kolejne publikacje promujące wydarzenie.
Warto spisać te ustalenia w prostym kontrakcie konferencyjnym. Nie musi on mieć skomplikowanej formy, ale powinien jasno opisywać zakres wystąpienia, terminy, świadczenia organizatora, zasady wykorzystania materiałów i wizerunku oraz sposób rozliczenia kosztów.
Jakie materiały wysłać prelegentowi?
Pakiet powinien zdejmować z prelegenta pracę produkcyjną. Zamiast prosić o „promocję konferencji”, wyślij konkretny materiał, określ jego przeznaczenie i pozostaw możliwość dopasowania treści do własnego stylu.
| Materiał | Kiedy wysłać | Dlaczego prelegent to opublikuje |
| Grafika imienna z tytułem wystąpienia | Po potwierdzeniu udziału i ustaleniu programu | Można ją opublikować bez projektowania własnej kreacji, a jednocześnie jasno pokazuje rolę prelegenta. |
| Mikrowywiad lub gotowe cytaty | Na kilka tygodni przed konferencją | Treść jest merytoryczna i wspiera markę osobistą, zamiast być samym komunikatem reklamowym. |
| Krótki film zapowiadający wystąpienie | Przed rozpoczęciem sprzedaży lub w jej ważnym etapie | Prelegent otrzymuje atrakcyjny format do publikacji, a odbiorcy widzą jego sposób myślenia i temat sesji. |
| Zdjęcia z wystąpienia | Najlepiej w ciągu 48 godzin po wydarzeniu | Dobre fotografie pozwalają szybko opublikować relację i pokazują prelegenta w profesjonalnym kontekście. |
W materiałach warto uwzględnić różne formaty, ale nie trzeba przygotowywać wszystkiego w dużej liczbie. Grafika pionowa, kwadratowa wersja do posta, krótki tekst i jeden film zwykle będą bardziej użyteczne niż rozbudowany pakiet, którego nikt nie zdąży przejrzeć.
Jak wykorzystać materiały po konferencji?
Po wydarzeniu zaczyna się jego drugie życie. Zdjęcia, nagrania i cytaty mogą pracować przez wiele tygodni, a nawet stać się bazą promocji kolejnej edycji. Organizator nie powinien traktować dokumentacji wyłącznie jako archiwum.
Podstawą są fotografie pokazujące zarówno prelegenta, jak i publiczność. Ujęcia sceny, slajdów oraz reakcji uczestników pozwalają opowiedzieć o atmosferze i poziomie wydarzenia. Warto wysłać je szybko, kiedy konferencja jest jeszcze świeżym tematem.
Dużą wartość mają pełne nagrania wystąpień oraz krótkie fragmenty przygotowane do publikacji. Jedna wypowiedź może zostać wykorzystana jako rolka, cytat, zapowiedź kolejnego wydarzenia albo materiał na stronę konferencji. Przed publikacją trzeba jasno ustalić prawa do nagrania, możliwość dalszego udostępniania i wymagane oznaczenie organizatora.
Dobrym wzorcem jest model kojarzony z dużymi konferencjami, takimi jak Web Summit, gdzie prelegenci otrzymują nagrania do dalszego wykorzystania zgodnie z ustalonymi zasadami. Dzięki temu treści nie kończą obiegu wraz z ostatnim dniem wydarzenia.
Materiał po konferencji jest jednocześnie podziękowaniem dla prelegenta i gotowym nośnikiem promocji kolejnej edycji.
Możesz także zaplanować krótkie wywiady po wystąpieniach, wypowiedzi uczestników i ujęcia zza kulis. Przy większym budżecie opłaca się wyznaczyć osobę, która podczas konferencji zbiera takie treści i przygotowuje krótkie formaty na bieżąco. Nie chodzi o produkowanie filmu za wszelką cenę, lecz o dostarczenie prelegentowi materiału, którego nie musi sam nagrywać, montować ani opisywać.
Komunikacja z prelegentem powinna opierać się na kilku prostych zasadach:
- Wyjaśnij, jaki cel ma dana publikacja i do jakiej grupy odbiorców kieruje wydarzenie.
- Przekazuj materiały w formatach dopasowanych do kanałów, z których prelegent faktycznie korzysta.
- Nie wymagaj pracy na sztywnym szablonie, jeśli nie jest to konieczne dla identyfikacji konferencji.
- Zapewnij jedną osobę kontaktową, która szybko odpowie na pytania organizacyjne i promocyjne.
- Traktuj publikację jako zaproszenie do współpracy, a nie obowiązek nakładany jednostronnie.
Najlepsza odpowiedź na pytanie, jak wykorzystać prelegentów do promocji konferencji, brzmi więc: trzeba stworzyć warunki, w których chcą o niej mówić. Dobra obsługa, personalizowane materiały, sensowna rozmowa merytoryczna i szybkie przekazanie zdjęć lub nagrań budują relację, która może przynieść zasięg nie tylko jednej edycji, lecz także kolejnym wydarzeniom.>
